INFORMACJA PASZPORTOWA

PEŁNA INFORMACJA PASZPORTOWA ZNAJDUJE SIĘ NA STRONIE INTERNETOWEJ KONSULATU RP W TORONTO:
www.torontokg.polemb.net
Przepisy dotyczące wydawania paszportów polskich zostały uregulowane ustawą z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U. 143.1027.2006) oraz ustawą z dnia 4 września 2008 zmianie ustawy o dokumentach paszportowych oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz.U.8.51.2010).
Od czerwca 2009 roku polskie paszporty zawierają drugą cechę biometryczną tj. odciski palców.
Złożenie wniosku paszportowego oraz odbiór dokumentu następuje osobiście. Jedynie w uzasadnionych przypadkach, szczególnie utrudnionego dojazdu do urzędu konsularnego na wniosek osoby ubiegającej się o paszport można odstąpić od osobistego odbioru dokumentu. W tym przypadku wnioskodawca składa osobiście w urzędzie, wraz z wnioskiem o wydanie paszportu, wniosek o przesłanie paszportu pocztą oraz opłatę w wysokości 10 CAD na przesyłkę poleconą.
W paszporcie znajduje się numer ewidencyjny posiadacza dokumentu (tzw. PESEL). W przypadku braku numeru ewidencyjnego należy wypełnić wniosek o nadanie nr PESEL i złożyć go wraz z aktualnym odpisem aktu urodzenia wydanym przez polski Urząd Stanu Cywilnego. Osoby, które zmieniły nazwisko, np. w wyniku małżeństwa zawartego za granicą składają dodatkowo akt małżeństwa wydany przez Urząd Stanu Cywilnego w Polsce lub decyzję administracyjną o zmianie nazwiska wydaną przez odpowiedni organ krajowy. WAŻNE: Wniosek o wydanie paszportu biometrycznego można składać po nadaniu PESEL. Na czas oczekiwania lub w sytuacjach losowych można wydać paszport tymczasowy bez numeru PESEL z bardzo ograniczonym terminem ważności (np. na powrót do Polski).
Formularz wniosku o wydanie paszportu dostępny jest w urzędzie konsularnym. 
Z uwagi na określone parametry papieru i rozmieszczenie elementów graficznych nie jest możliwe jego wydrukowanie np. ze strony internetowej (na stronie internetowej znajduje się wzór wniosku).
Dokumenty wymagane przy składaniu wniosku o paszport
(a) podanie-kwestionariusz paszportowy, wypełniony w pkt. 1-9 oraz w polu rysopis, czytelnym pismem „naśladującym druk”. Kwestionariusz powinien być podpisany w polu „podpis wnoszącego podanie” oraz w ramce pod zdjęciem (podpis w ramce pod zdjęciem nie może dotykać, ani przecinać linii ramki). Podanie o wydanie paszportu dla osoby niepełnoletniej (poniżej 18 lat), w polu „podpis wnoszącego podanie” podpisują rodzice lub opiekunowie prawni, w ramce pod zdjęciem podpis składa osoba niepełnoletnia powyżej 13 roku życia (decyduje data składania wniosku), w przypadku dzieci do lat 13 ramka pozostaje pusta (por. wzór)
(b) dwie aktualne fotografie kolorowe na jasnym tle w wymiarach 45 x 35 mm, pokazujące twarz tak, aby widoczne były jednakowo prawa i lewa część. Oczy powinny być wyraźnie widoczne i otwarte, nie zasłonięte przez włosy lub oprawki okularów, usta zamknięte. Wymagane jest dobrej jakości, ostre zdjęcie, o równomiernym oświetleniu, bez cieni, na jednolitym tle, bez zagięć, załamań i zanieczyszczeń w obrazie;
(c) przy składaniu wniosku o paszport po raz pierwszy lub, gdy w przypadku braku numeru ewidencyjnego PESEL, należy złożyć odpis aktu urodzenia wydany przez polski Urząd Stanu Cywilnego oraz – w przypadku małżeństwa zawartego za granicą – akt małżeństwa zarejestrowany w urzędzie stanu cywilnego w Polsce (informacja o trybie rejestrowania aktów urodzenia i aktów małżeństwa w polskich księgach stanu cywilnego jest dostępna w dziale prawnym konsulatu). Ze względu na pojawiające się sporadycznie nieścisłości dotyczące danych osobowych w Centralnym Systemie Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Paszportów (CEWIUP) zaleca się składanie kopii polskiego aktu urodzenia i/lub polskiego aktu małżeństwa każdorazowo przy składaniu wniosku o wydanie paszportu;
(d) w przypadku wniosku o wydanie nowego paszportu z powodu zmiany nazwiska należy złożyć akt małżeństwa wydany przez polski Urząd Stanu Cywilnego lub decyzję administracyjną w tej sprawie odpowiednich władz polskich;
(e) Ostatni lub aktualnie posiadany paszport polski;
(f) Aktualny dokument potwierdzający tożsamość;
(g) W wyjątkowych przypadkach, gdy osoba ubiegająca się o wydanie paszportu składa pisemny wniosek przesłanie dokumentu paszportowego pocztą – należy wnieść dodatkową opłatę – 10 CAD lub do wniosku dołączyć kopertę Express Post oraz znaczek Signature Required). Uwaga: paszporty są wysyłane pocztą na adres domowy wnioskodawcy mieszkającego na stałe w Kanadzie, jeśli wnioskodawca złoży wniosek o przesłanie paszportu równocześnie z wnioskiem paszportowym – dotyczy wyłącznie osób mających utrudniony dostęp do konsulatu ze względu na znaczącą odległość od miejsca zamieszkania. 
(h) Rodzice/opiekunowie prawni ubiegający się o paszport dla dziecka składają w konsulacie pisemną zgodę na wydanie dziecku polskiego paszportu. Uwaga: rodzice okazują ważny polski paszport, a w przypadku, gdy jedno z rodziców jest obywatelem innego państwa, ważny paszport zagraniczny. Obecność podczas składania wniosku o wydanie paszportu dotyczy zarówno dzieci jak i ich opiekunów prawnych. Jeżeli jeden z rodziców nie może przyjść do konsulatu, wówczas wniosek składa jeden z rodziców posiadający ważny polski paszport wraz z dokumentem notarialnym zawierającym pisemną zgodą na wydanie dziecku polskiego paszportu wyrażoną przez drugiego z rodziców

Zasady wydawania paszportów osobom małoletnim:
Zgodnie z ustawą z dnia 4 września 2008 o zmianie ustawy o dokumentach paszportowych oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. 8.51.2010) przy składaniu wniosku o wydanie dokumentu paszportowego osobom małoletnim wymagana jest obecność osoby małoletniej, która ukończyła 5 lat. Paszport może być wydany małoletniemu, który ukończył 5 lat. Dla dzieci poniżej 5 roku życia wydawane są paszporty tymczasowe, ważne w okresie 12 miesięcy od daty wydania. Na żądanie rodziców małoletniemu, który nie ukończył 5 lat można wydać paszport biometryczny z okresem ważności na 12 miesięcy od daty jego wydania. Przy składaniu wniosku o paszport na żądanie rodziców wymagana jest obecność małoletniego poniżej 5 lat. 
Małoletnim od 5 do 13 lat wydawane są paszporty z okresem ważności na 5 lat. (Obecność dziecka jest obowiązkowa zarówno przy składaniu wniosku, jak i przy jego odbiorze).
Informacja na temat realizacji polsko-kanadyjskiej umowy o zabezpieczeniu społecznym
Z dniem 1 października 2009 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczął realizację Umowy o zabezpieczeniu społecznym zawartej między Rzeczpospolitą Polską a Kanadą, która została podpisana 2 kwietnia 2008 r. w Warszawie.Dzięki nowej umowie możliwość uzyskania emerytur i rent mają osoby, które w Polsce lub w Kanadzie nie posiadają okresu ubezpieczenia wystarczającego do nabycia prawa do świadczenia, a warunki stażowe wymagane do nabycia tego prawa spełniają po uwzględnieniu zagranicznych okresów ubezpieczenia przebytych w drugim państwie - stronie umowy. W takich przypadkach dla celów przyznania emerytury lub renty czy to w Polsce, czy Kanadzie, zsumowane zostaną okresy ubezpieczenia w obu państwach.Zakresem przedmiotowym Umowy objęte są następujące świadczenia pieniężne z ubezpieczeń społecznych realizowane przez ZUS:
 emerytury,
 renty z tytułu niezdolności do pracy z ogólnego stanu zdrowia,
 renty rodzinne,
 jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych i renty z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
 zasiłki pogrzebowe
Umowa ma zastosowanie do osób które:
 są lub były ubezpieczone z tytułu zatrudnienia lub pracy na własny rachunek w obu państwach (Polsce i Kanadzie), bez względu na miejsce zamieszkania takich osób (osoby zamieszkałe w Polsce, w Kanadzie albo poza terytorium tych państw),
 są lub były ubezpieczone (pracowały) w jednym z tych państw, a zamieszkują w drugim (np. osoba, która pracowała w Polsce, a obecnie mieszka w Kanadzie),
 osób wywodzących swoje prawa pochodne od ww. ubezpieczonych (m.in. członkowie rodziny ubiegający się o rentę rodzinną po osobie, która pracowała i podlegała ubezpieczeniom społecznym w Polsce i w Kanadzie).
Z uwagi na fakt, że Konsulaty Generalne RP nie pośredniczą w realizacji świadczeń przysługujących na podstawie niniejszej umowy, aby uzyskać szczegółowe informacje należy zgłosić się do:
1. W Kanadzie: do najbliższego oddziału Service Canada: http://www.servicecanada.gc.ca/eng/isp/ibfa/countries/overview/poland.shtml
2. W Polsce: a) do I Oddziału ZUS w Łodzi, odpowiedzialnego za realizację umowy o zabezpieczeniu społecznym Wydział Realizacji Umów Międzynarodowych (ul. Zamenhofa 2, 90-431 Łódź, tel. 0-048 42 638 29 67, 638 24 80, fax : 0-048 42 63824 59)
b) Do Departamentu Rent Zagranicznych Centrali ZUS (ul. Senatorska 10, 00-082 Warszawa, tel. 0-0048 22 826 05 53, fax: 0-048 22 827 56 21, e-mail: drz@zus.pl)
Szczegółowe informacje oraz odpowiedzi na przykładowe pytania dotyczące realizacji umowy zamieszczone są na stronie internetowej ZUS: www.zus.pl/kanada
Informacja na temat realizacji umowy – Program Wspierania Mobilności Młodzieży – Youth Mobility Program:
Z dniem 1 sierpnia 2009 roku, weszła w życie polsko-kanadyjska umowa Program Wspierania Mobilności Młodzieży - Youth Mobility Program, porozumienia dotyczacego wzajemnej wymiany młodzieży.
Program Wspierania Mobilności Młodzieży dostępny jest dla osób w wieku 18 - 35 lat, które chcą odbyć w drugim państwie praktykę zawodowa, zrealizować cześć programu studiów, bądż wyjechać w celach turystycznych i podjąć czasowe zatrudnienie (maksymalnie na okres 1 roku).
Formularze aplikacyjne dla osób zainteresowanych programem, oraz szczegółowe informacje dotyczące kryteriów kwalifikacyjnych i procedur rozpatrywania wniosków, dostępne są na stronach internetowych: Ambasady Kanady w Warszawie: www.canada.pl w zakładce: Program Wspierania Mobilności Młodych Obywateli. oraz Ambasady RP w Ottawie: http://www.ottawa.polemb.net/index.php?document=240

LEGALIZACJA DOKUMENTÓW URZĘDOWYCH

W stosunkach pomiędzy Polską a Kanadą nie obowiązują umowy międzynarodowe znoszące wymóg uwierzytelnienia (legalizacji) dokumentów urzędowych. W związku z tym dokumenty sporządzone na terenie okręgu konsularnego Konsulatu Generalnego RP w Toronto wymagają legalizacji przed dopuszczeniem danego dokumentu do obrotu prawnego w Polsce
Legalizacja polega na potwierdzeniu przez konsula, że dokument został sporządzony przez właściwie umocowany do wykonania tej czynności organ lub urzędnika kanadyjskiego zgodnie z prawem miejsca jego wystawienia – tj. prawem odpowiedniej prowincji Kanady.

Uwierzytelnienie oznacza potwierdzanie autentyczności podpisu i pieczęci osoby upoważnionej zgodnie z prawem Kanady do wystawienia dokumentu.
Superlegalizacja oznacza uprzednią legalizację lub uwierzytelnienie przez organ władz Kanady upoważniony do działania w takim charakterze, przed dokonaniem czynności legalizacyjnych przez konsula RP. 
W zależności od rodzaju legalizowanego dokumentu i od wymagań władz, za pośrednictwem których dokument zostanie wprowadzony do obrotu prawnego konsul dokonuje:
- pełnej legalizacji 
- legalizacji dokumentu 
- uwierzytelnienia dokumentu 
W celu przedstawienia dokumentu do legalizacji w Konsulacie Generalnym RP w Toronto dokument urzędowy powinien być potwierdzony przez właściwy urząd prowincji, w której został sporządzony lub Ministerstwo Spraw Zagranicznych Kanady w Ottawie. 
Wykaz właściwych urzędów:
- dla Ontario: Offcial Documents Services, Management Board Secretariat, 77 Grenville Street 9th Toronto ON M5S 1B3, tel. 416 325-8416;
- dla Saskatchewan: Deputy Provincial Secretary, 8th Floor, 800 - 1874 Scarth Street, Regina SK S4P 4B3, tel. 306 787-3899;
- dla Manitoba: Manitoba Finance, Appointments, Renewals and Authentications, 1034-405 Broadway, Winnipeg, MB R3C 3L6, tel. 204 945-2654;
- dla Nunavut: Nunavut Court of Justice, P.O. Box 297 Iqaluit, Nunavut X0A 0H0, tel. 867 975-6100.
Dokument może być potwierdzony również w Ministerstwie Spraw Zagranicznych przez:
Authentication and Services of Documents Section (JLAC)
Foreign Affairs and International Trade
125 Sussex Drive, Ottawa, ON
K1A 0G2
Tel. 1-800-267-8376 (następnie 6 w menu)
Usługi wykonywane przez Authentication and Services of Documents Section nie podlegają opłatom.
UWAGA – Apostille 
W dniu 15 października 2004 r. Prezydent RP dokonał ratyfikacji Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005, Nr 112, poz. 938). 
W miejsce legalizacji Konwencja wprowadza jednolite poświadczenie zwane „apostille”, dołączane do dokumentu lub umieszczane na samym dokumencie wydawane przez władze państwa, w którym sporządzono dokument.
Kanada do chwili obecnej nie przystąpiła do ww. Konwencji. W związku z tym nie doszło do zniesienia wymogu legalizacji dokumentów w stosunkach pomiędzy Polską a Kanadą.
Zgodnie z powyższym żądania podmiotów (np. notariuszy) działających w Polsce lub Kanadzie o przedstawienie klauzuli „apostille” nie mają podstaw prawnych. Należy wskazać, iż Kanada nie jest stroną ww. Konwencji.

Informacja dotycząca 
LEGALIZACJI DOKUMENTÓW do dokonywania czynności prawnych związanych z nieruchomością położoną w Polsce1
1 Materiał niniejszy stanowi informacje konsularną i nie ma charakteru interpretacji przepisów prawa. 

W stosunkach pomiędzy Polską a Kanadą nie obowiązują umowy międzynarodowe znoszące wymóg uwierzytelnienia (legalizacji) dokumentów urzędowych. W związku z tym dokumenty sporządzone na terenie okręgu konsularnego Konsulatu Generalnego RP w Toronto wymagają legalizacji przed dopuszczeniem danego dokumentu do obrotu prawnego w Polsce.
1. Wymogi prawa polskie 
W prawie polskim zagadnienie uwierzytelnienia zagranicznych dokumentów reguluje art. 1138 k.p.c., który wprowadza obligatoryjny wymóg uwierzytelnienia przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny dokumentów dotyczących przeniesienia własności nieruchomości położnej w Polsce.
Zgodnie z prawem polskim nieruchomościami są: grunty, budynki trwale związane z gruntem oraz samodzielne lokale mieszkalne lub lokale o innym przeznaczeniu. Tak więc dokumenty dotyczące takich nieruchomości podlegają uwierzytelnieniu (legalizacji). Prawo polskie przewiduje dla umowy i pełnomocnictwa do przeniesienia prawa własności nieruchomości formę aktu notarialnego. Dokument w tej formie może być sporządzony jedynie przez polskiego notariusza działającego na terenie Polski. Jednakże w stosunku do dokumentów sporządzonych zagranicą można powołać się na dokonanie czynności zgodnie z prawem miejsca, w którym sporządzono dokument (pełnomocnictwo). W związku z powyższym dokument przedstawiany do legalizacji w Konsulacie Generalnym RP w Toronto powinien być sporządzony w formie zgodnej z wymogami prawa obowiązującym na terenie właściwej prowincji.
Ponadto ze względu na przepisy ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców (t. j. Dz. U. Z 2004 r. Nr 167, poz. 1758) należy zadbać, aby w pełnomocnictwie odnotowano fakt posiadania polskiego obywatelstwa, najlepiej poprzez podanie serii i numeru polskiego paszportu. Osoby posiadające jedynie obywatelstwo kanadyjskie nabywając nieruchomość podlegają ograniczeniom wynikającym z ww. ustawy.
2. Wymogi prawa kanadyjskiego 
Zagadnienie obrotu nieruchomościami regulowane jest w Kanadzie na poziomie prawa prowincjonalnego. Właściwe przepisy wskazują na formę w jakiej powinien być sporządzony dokument w danej prowincji. W tej kwestii należy skonsultować się z lokalnym prawnikiem lub notariuszem publicznym.
Dokument powinien być sporządzony lub potwierdzony przez notariusza (notary public) w celu nadania mu formy urzędowej, gdyż jedynie dokumenty urzędowe podlegają legalizacji.
W przypadku prowincji Ontario zagadnienie pełnomocnictwa zostało ogólnie uregulowane w Substitute Decisions Act z 1992 r. Ww. ustawa nie przewiduje w zakresie formy pełnomocnictwa żadnych szczegółowych wymogów (art. 7.1) z wyjątkiem: 1) sporządzenia w formie pisemnej, 2) określenia woli mocodawcy, 3) złożenia podpisu i opatrzenia datą, 4) podpisanie przez mocodawcę w obecności dwóch świadków (art. 10). Taki dokument powinien zostać potwierdzony przez notariusza, chyba że notariusz był obecny przy złożeniu podpisów i opatrzył dokument swoją pieczęcią. 
3. Czynności podejmowane przez konsula
Konsul dokonuje legalizacji i uwierzytelnienia przedstawionego dokumentu, w większości pełnomocnictw. Oznacza to, że potwierdza zgodność dokumentu z prawem miejsca wystawienia oraz autentyczność podpisu i pieczęci notariusza.
Przed dokonaniem czynności konsularnej autentyczność podpisu notariusza i fakt posiadania przez niego uprawnień notarialnych w dacie sporządzania dokumentu musi być potwierdzony przez właściwy urząd:
- dla Ontario: Offcial Documents Services, Management Board Secretariat, 77 Grenville Street 9th Toronto ON M5S 1B3, tel. 416 325-8416;
- dla Saskatchewan: Deputy Provincial Secretary, 8th Floor, 800 - 1874 Scarth Street, Regina SK S4P 4B3, tel. 306 787-3899;
- dla Manitoba: Manitoba Finance, Appointments, Renewals and Authentications, 1034-405 Broadway, Winnipeg, MB R3C 3L6, tel. 204 945-2654;
- dla Nunavut: Nunavut Court of Justice, P.O. Box 297 Iqaluit, Nunavut X0A 0H0, tel. 867 975-6100.
Dokument może być potwierdzony również w Ministerstwie Spraw Zagranicznych przez:
Authentication and Services of Documents Section (JLAC)
Foreign Affairs and International Trade
125 Sussex Drive, Ottawa, ON
K1A 0G2
Tel. 1-800-267-8376 (następnie 1 – dla menu w j. angielskim a później 6)
Usługi wykonywane przez Authentication and Services of Documents Section nie podlegają opłatom.

TRANSKRYPCJA AKTU URODZENIA

Osoba zamierzająca transkrybować (zarejestrować) zagraniczny akt urodzenia we właściwym urzędzie stanu cywilnego za pośrednictwem konsula powinna złożyć następujące dokumenty:
1. wniosek w oryginale o dokonanie transkrypcji kierowany do właściwego urzędu stanu cywilnego z podpisem potwierdzonym przez konsula (wniosek należy podpisać zgodnie z danymi zawartymi w dokumencie tożsamości, np. paszporcie polskim);
2. oryginał zupełnego odpisu aktu urodzenia (long form) wystawionego przez właściwy miejscowy urząd stanu cywilnego, który podlega legalizacji tj. potwierdzeniu zgodności z prawem kanadyjskim;
3. wierne oryginalne tłumaczenie dokumentu dokonane przez miejscowego tłumacza (podlega weryfikacji przez konsula) lub konsula;
4. dokument tożsamości – paszport polski lub kanadyjski;
5. odpis skrócony aktu małżeństwa rodziców (w przypadku osoby małoletniej) – akt zagraniczny (np. kanadyjski) powinien być przetłumaczony na jęz. polski;
6. dokumenty tożsamości rodziców (w przypadku osoby małoletniej) – paszport polski lub kanadyjski.
W związku z prawem obowiązującym na obszarze Prowincji Ontario osoby posiadające akty urodzenia (Statement of Live Birth - Long Form) wydane przez „Office of Registrar General Ontario” składają kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez konsula.
Złożone dokumenty nie podlegają zwrotowi. Po dokonaniu umiejscowienia aktu, konsul doręcza wnioskodawcy polski akt stanu cywilnego wraz z decyzją o dokonaniu wpisu w polskie księgi.
Opłaty konsularne za dokonanie transkrypcji aktu urodzenia pobierane są zgodnie z tabelą opłat konsularnych ustalanej na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 14 sierpnia 2003 r. 

Akty stanu cywilnego z państw trzecich
Na terenie Kanady w większości przypadków wnioski o transkrypcje dotyczą aktów stanu cywilnego wydanych przez władze prowincji z okręgu konsularnego danego urzędu konsularnego.
Osoby zamieszkałe w tym okręgu konsularnym mogą składać wnioski o transkrypcje aktów stanu cywilnego wydanych przez władze państw trzecich. 
W tym przypadku należy upewnić czy państwo, z którego pochodzi akt stanu cywilnego jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938).
W miejsce legalizacji konwencja wprowadza jednolite poświadczenie zwane “Apostille”, dołączane do dokumentu lub umieszczane na samym dokumencie. 
Poświadczenia dokonują właściwe urzędy krajowe wskazane przez każde państwo-stronę konwencji. Wykaz urzędów znajduje się na stronie (wersja ang.): http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41
Dodatkowe informacje można uzyskać na stronach polskich placówek zagranicznych. Wykaz dostępny na stronie: 
http://www.msz.gov.pl/Dane,teleadresowe,polskich,placowek,dyplomatyczno-konsularnych,1803.html
Jeżeli natomiast akt został wydany w państwie, które nie jest stroną ww. konwencji to należy zgłosić się do urzędu konsularnego tego państwa w celu dokonania legalizacji konsularnej.

Uzupełnienie i sprostowanie zagranicznego aktu 
Zagraniczne akty urodzenia, również wydawane przez władze prowincji kanadyjskich, często nie zawierają wszystkich istotnych danych wymaganych do wydania decyzji i sporządzenia odpisów polskiego aktu stanu cywilnego. Dlatego też kierownik polskiego urzędu stanu cywilnego powinien wydać decyzję o uzupełnieniu i/lub sprostowaniu takiego aktu. 
W tym celu należy zaznaczyć we wniosku prośbę o dokonanie uzupełnienia i sprostowania danych wynikających z zagranicznego oraz dołączyć dodatkowe dokumenty (pozycja 1). Jeżeli wnioskodawca nie może przedstawić dodatkowych dokumentów powinien na wniosku zaznaczyć, iż rezygnuje z wnoszenia o sprostowanie lub uzupełnienie. (pozycja 2).
Dodatkowymi dokumentami mogą być np. akty urodzenia lub akt małżeństwa rodziców. 

TRANSKRYPCJA AKTU MAŁŻEŃSTWA

Zagraniczne akty małżeństwa mogą być wpisane (zarejestrowane) do polskich ksiąg stanu cywilnego w celu wydania polskiego odpisu aktu małżeństwa. 
W ramach ww. procedury małżonkowie mogą złożyć oświadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu związku małżeńskiego (dotyczy to głównie kobiet) oraz oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
W celu transkrypcji aktu małżeństwa należy przedłożyć następujące dokumenty:
1. wniosek w oryginale o dokonanie transkrypcji kierowany do właściwego urzędu stanu cywilnego z podpisem potwierdzonym przez konsula (wniosek należy podpisać zgodnie z danymi zawartymi w dokumencie tożsamości, np. paszporcie polskim);
2. oryginał zupełnego odpisu aktu małżeństwa (Statement of Marriage form 7) wystawiony przez właściwy miejscowy urząd stanu cywilnego (np. w Ontario – Office of the Register General)
3. wierne oryginalne tłumaczenie dokumentu dokonane przez miejscowego tłumacza (podlega weryfikacji przez konsula) lub konsula;
4. ankietę zawierająca dane osobowe osób wymienionych w akcie małżeństwa;
5. oświadczenie o nazwisku noszonym po małżeństwie – obowiązkowo w przypadku kobiet; 
6. kopie i oryginały aktów urodzenia obojga małżonków (oryginały do wglądu);
7. tłumaczenie zagranicznego aktu urodzenia – jeżeli małżonkowie urodzili się poza Polską;
8. kopia ważnego polskiego paszportu małżonka składającego oświadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu małżeństwa (oryginał do wglądu);
9. oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego – w przypadku nieważnego paszportu polskiego.
UWAGA – osoby rozwiedzione lub owdowiałe !!!
Osoby, które pozostawały uprzednio w związku małżeńskim muszą przedstawić polskie dokumenty zaświadczające, że poprzedni związek małżeński ustał (np. prawomocny wyrok sądu polskiego o rozwodzie lub unieważnieniu małżeństwa, akt zgonu poprzedniego małżonka). Każdy rozwód orzeczony przez sąd kanadyjski, bez względu na to, czy małżeństwo zostało zawarte w Polsce, czy w Kanadzie, musi być wcześniej uznany przez sąd polski w trybie art. 1145 kodeksu postępowania cywilnego. Wówczas należy przedłożyć prawomocne postanowienie sądu okręgowego o uznaniu wyroku zagranicznego za skuteczny na terytorium Polski.
Złożone dokumenty nie podlegają zwrotowi. Po dokonaniu umiejscowienia aktu, konsul doręcza wnioskodawcy polski akt stanu cywilnego wraz z decyzją o dokonaniu wpisu w polskie księgi.
Opłaty konsularne za dokonanie transkrypcji aktu małżeństwa pobierane są zgodnie z tabelą opłat konsularnych ustalanej na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 14 sierpnia 2003 r. 
Akty stanu cywilnego z państw trzecich
Osoby zamieszkałe w tut. okręgu konsularnym mogą składać wnioski o transkrypcje aktów stanu cywilnego wydanych przez władze państw trzecich. 
W tym przypadku należy upewnić czy państwo, z którego pochodzi akt stanu cywilnego jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938).
W miejsce legalizacji konwencja wprowadza jednolite poświadczenie zwane “Apostille”, dołączane do dokumentu lub umieszczane na samym dokumencie. 
Poświadczenia dokonują właściwe urzędy krajowe wskazane przez każde państwo-stronę konwencji. Wykaz urzędów znajduje się na stronie (wersja ang.): http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41 
Dodatkowe informacje można uzyskać na stronach polskich placówek zagranicznych. Wykaz dostępny na stronie: 
http://www.msz.gov.pl/Dane,teleadresowe,polskich,placowek,dyplomatyczno-konsularnych,1803.html
Jeżeli natomiast akt został wydany w państwie, które nie jest stroną ww. konwencji to należy zgłosić się do urzędu konsularnego tego państwa w celu dokonania legalizacji konsularnej.
Uzupełnienie i sprostowanie zagranicznego aktu 
Zagraniczne akty małżeństwa, również wydawane przez władze prowincji kanadyjskich, często nie zawierają wszystkich istotnych danych wymaganych do wydania decyzji i sporządzenia odpisów polskiego aktu stanu cywilnego. Dlatego też kierownik polskiego urzędu stanu cywilnego powinien wydać decyzję o uzupełnieniu i/lub sprostowaniu takiego aktu. 
W tym celu należy zaznaczyć we wniosku prośbę o dokonanie uzupełnienia i sprostowania danych wynikających z zagranicznego oraz dołączyć dodatkowe dokumenty (pozycja 1). Jeżeli wnioskodawca nie może przedstawić dodatkowych dokumentów powinien na wniosku zaznaczyć, iż rezygnuje z wnoszenia o sprostowanie lub uzupełnienie. (pozycja 2).
Dodatkowymi dokumentami mogą być np. akty urodzenia rodziców lub akt małżeństwa. 

TRANSKRYPCJA AKTU ZGONU

Zgodnie z art. 13 oraz 15 pr. o a.s.c. transkrypcji aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą dokonuje się w urzędzie stanu cywilnego miejsca zamieszkania wnioskodawcy. 
W wyjątkowych przypadkach transkrypcji można dokonać w urzędzie stanu cywilnego właściwego ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego lub miejsca jego pochowania w Polsce.
Osoba zamierzająca transkrybować (zarejestrować) zagraniczny akt urodzenia we właściwym urzędzie stanu cywilnego za pośrednictwem konsula powinna złożyć następujące dokumenty:
1. wniosek w oryginale o dokonanie transkrypcji kierowany do właściwego urzędu stanu cywilnego z podpisem potwierdzonym przez konsula;
2. oryginał zupełnego odpisu aktu stanu cywilnego wystawionego przez właściwy miejscowy urząd stanu cywilnego, który podlega legalizacji tj. potwierdzeniu zgodności z prawem kanadyjskim;
3. wierne oryginalne tłumaczenie dokumentu dokonane przez miejscowego tłumacza (podlega weryfikacji przez konsula) lub konsula;
4. akt urodzenia osoby zmarłej oraz akt małżeństwa jeżeli pozostawała w związku małżeńskim w chwili śmierci;
5. dokument tożsamości wnioskodawcy 
6. dokument potwierdzający pokrewieństwo z osobą zmarłą – np. akt urodzenia lub akt małżeństwa 
Złożone dokumenty nie podlegają zwrotowi. Po dokonaniu umiejscowienia aktu, konsul doręcza wnioskodawcy polski akt stanu cywilnego wraz z decyzją o dokonaniu wpisu w polskie księgi.
Opłaty konsularne za dokonanie transkrypcji aktu zgonu pobierane są zgodnie z tabelą opłat konsularnych ustalanej na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 14 sierpnia 2003 r.
Uzupełnienie i sprostowanie zagranicznego aktu 
Zagraniczne akty zgonu, również wydawane przez władze prowincji kanadyjskich, często nie zawierają wszystkich istotnych danych wymaganych do wydania decyzji i sporządzenia odpisów polskiego aktu stanu cywilnego. Dlatego też kierownik polskiego urzędu stanu cywilnego powinien wydać decyzję o uzupełnieniu i/lub sprostowaniu takiego aktu. 
W tym celu należy zaznaczyć we wniosku prośbę o dokonanie uzupełnienia i sprostowania danych wynikających z zagranicznego oraz dołączyć odpowiednie dokumenty np. akty urodzenia lub małżeństwa.
Akty stanu cywilnego z państw trzecich
Na terenie Kanady w większości przypadków wnioski o transkrypcje dotyczą aktów stanu cywilnego wydanych przez władze prowincji z okręgu konsularnego danego urzędu konsularnego.
Osoby zamieszkałe w tym okręgu konsularnym mogą składać wnioski o transkrypcje aktów stanu cywilnego wydanych przez władze państw trzecich. 
W tym przypadku należy upewnić czy państwo, z którego pochodzi akt stanu cywilnego jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938).
W miejsce legalizacji konwencja wprowadza jednolite poświadczenie zwane “Apostille”, dołączane do dokumentu lub umieszczane na samym dokumencie. 
Poświadczenia dokonują właściwe urzędy krajowe wskazane przez każde państwo-stronę konwencji. Wykaz urzędów znajduje się na stronie (wersja ang.): http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41
Dodatkowe informacje można uzyskać na stronach polskich placówek zagranicznych. Wykaz dostępny na stronie: 
http://www.msz.gov.pl/Dane,teleadresowe,polskich,placowek,dyplomatyczno-konsularnych,1803.html 
Jeżeli natomiast akt został wydany w państwie, które nie jest stroną ww. konwencji to należy zgłosić się do urzędu konsularnego tego państwa w celu dokonania legalizacji konsularnej.

POSTĘPOWANIE W SPRAWIE UZNANIA ORZECZENIA SĄDU ZAGRANICZNEGO

Zgodnie z art. 1145 Kodeksu postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 43 poz. 296) obywatele polscy, którzy uzyskali wyrok rozwodowy w sądzie zagranicznym są zobowiązani do przeprowadzenia postępowania przed sądem polskim o uznanie wyroku sądu zagranicznego za skuteczne na terytorium RP. Jest to warunek konieczny w przypadku zamiaru powtórnego wstąpienia w związek małżeński na terytorium RP lub transkrypcji aktu małżeństwa kolejnego związku zawartego w Kanadzie. 

Organ rozpoznający wniosek
Wniosek o uznanie orzeczenia sądu zagranicznego należy skierować do właściwego sądu okręgowego w kraju. Właściwym miejscowo (terytorialnie) sądem okręgowym jest:
1) sąd w którego okręgu małżonkowie mieli ostatnie wspólne miejsce zamieszkania, jeżeli choć jedno z nich w tym okręgu jeszcze stale przebywa;
2) w braku podstawy z pkt. 1, właściwy jest sąd miejsca zamieszkania strony pozwanej, a i gdy tej podstawy nie ma sąd zamieszkania powoda. 
3) jeżeli nie można ustalić sądu w sposób pkt 1 i 2, sądem właściwym będzie sąd okręgowy dla miasta stołecznego Warszawy.
Adres: Sąd Okręgowy w Warszawie
VII Wydział Cywilny
Al. Solidarności 127
00-951 Warszawa
Tel./fax. (22) 620-37-33
Dokumenty wymagane w przedmiotowej sprawie.
A. Wniosek o uznanie orzeczenia sądu zagranicznego podpisany przez wnioskodawcę, opatrzony datą i zawierający:
1. imię, nazwisko i adres osoby wnioskującej, w przypadku gdy osoba wnioskująca zamieszkuje na stałe za granicą i nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy w Polsce winna wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju, podając jego imię nazwisko a także adres zamieszkania;
2. imię, nazwisko i adres uczestnika postępowania (były małżonek) jeżeli aktualny adres jest nieznany należy podać ostatni znany adres zamieszkania;
3. datę i miejsce zawarcia związku małżeńskiego; 
4. obywatelstwo jakie posiadali małżonkowie w momencie wniesienia pozwu o rozwód i jakie posiadają obecnie;
5. uzasadnienie interesu prawnego w żądaniu uznania wyroku (z jakich względów wnioskodawca wystąpił o uznanie wyroku); 
6.wyjaśnienie, czy przed sądem polskim toczyła się sprawa o rozwód.
B. Urzędowy odpis orzeczenia rozwodowego (oryginał) ze stwierdzeniem prawomocności (Divorce Judgement i Certificate of Divorce,). Dokumenty rozwodowe podlegają legalizacji przez konsula 
C. W przypadku, gdy zapadł wyrok zaoczny w sprawie, zaświadczenie z sądu orzekającego, że wezwanie zostało pozwanemu należycie doręczone (powinno również być zalegalizowane przez konsula).
D. Uwierzytelniony przekład orzeczenia rozwodowego i ew. zaświadczenia z sądu orzekającego (jak w pkt. C) sporządzony przez tłumacza przysięgłego w kraju (jeżeli tłumaczenie jest wykonane za granicą podlega weryfikacji przez konsula). 
E. Odpis aktu małżeństwa z USC w Polsce, gdy małżeństwo było zawarte w Polsce lub zarejestrowane w polskich księgach.
Wszystkie ww. dokumenty należy przesłać na adres właściwego Sądu lub złożyć w Biurze Podawczym Sądu Okręgowego. Przy składaniu wniosku pobierana jest opłata sądowa. Do wniosku należy dołączyć jego 3 odpisy wraz z odpisem załączników dla doręczenia uczestnikowi postępowania.
Pełnomocnictwo procesowe i do doręczeń
Osoba składająca wniosek (strona postępowania) może ustanowić pełnomocnika zamieszkałego w Polsce do prowadzenia sprawy. Pełnomocnikiem procesowym zgodnie z art. 87 § 1 Kpc może być adwokat lub radca prawny, jak również rodzice, rodzeństwo lub zstępni (np. pełnoletnie dzieci) oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia.
Jeżeli zainteresowany (strona postępowania o uznanie orzeczenia sądu zagranicznego) nie ustanowił pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Polsce, to zgodnie z art. 1135 Kpc obowiązana jest wskazać w Polsce pełnomocnika do doręczeń. W razie braku pełnomocnika do doręczeń, przeznaczone dla tej strony pisma sądowe pozostawia się w aktach sprawy i uważa się za doręczone. 
Zgodnie z tym pełnomocnik do doręczeń może złożyć wniosek, do którego będzie trzeba dołączyć poza ww. dokumentami również pełnomocnictwo.
Podpis mocodawcy na pełnomocnictwie do doręczeń powinien zostać poświadczony przez konsula RP. 

UZYSKIWANIE ODPISÓW POLSKICH DOKUMENTÓW STANU CYWILNEGO I ZAŚWIADCZEŃ

Zgodnie z treścią art. 79 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180):
1) odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, 
2) zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku,
3) zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego,
wydaje się na wniosek:
1) sądu lub innego organu państwowego,
2) osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego.
Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku, mogą być również wydane na wniosek innych osób, które wykażą w tym interes prawny, oraz na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
W celu uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Toronto należy wypełnić właściwy wniosek i kwestionariusz, który następnie zostanie przesłany za pośrednictwem tut. urzędu do właściwego urzędu stanu cywilnego w Polsce. 
Kwestionariusz należy wypełnić pismem drukowanym, podając dane w brzmieniu polskim. 
Opłata pobierana jest z góry i nie podlega zwrotowi niezależnie od wyniku podjętych działań (np. zamiast odpisu aktu stanu cywilnego wnioskodawca otrzyma z USC w Polsce zaświadczenie o braku aktu stanu cywilnego).

ZMIANA IMION I NAZWISK W TRYBIE ADMINISTRACYJNYM NA TERYTORIUM RP

Zagadnienia związane ze zmianą imienia lub nazwiska uregulowane zostały w ustawie z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2008 r. , Nr. 220 poz.1414 z późniejszymi zmianami).
Zagadnienia ogólne
Ustawa o zmianie imienia i nazwiska stosuje się do:
- obywateli polskich
- cudzoziemców nie posiadających obywatelstwa żadnego państwa, jeśli posiadają w Polsce miejsce stałego pobytu
- cudzoziemców którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy.

Zmiana imienia lub nazwiska następuje na wniosek obywatela polskiego na nazwisko lub imię wskazane przez wnioskodawcę. Wniosek o zmianę nazwiska podlega uwzględnieniu jeżeli jest uzasadniony „ważnymi względami”, a w szczególności gdy wnioskodawca nosi nazwisko:
1. ośmieszające albo nielicujące z godnością człowieka;
2. na imię lub nazwisko używane
3. na imię lub nazwisko które zostało bezprawnie zmienione
4. na imię lub nazwisko noszone zgodnie z przepisami państwa, którego obywatelstwo również się posiada.
5. Cudzoziemiec, który uzyskał w Polsce status uchodźcy może dokonać zmiany imienia lub nazwiska jedynie z ważnych powodów związanych z zagrożeniem jego prawa do życia, zdrowia, wolności lub bezpieczeństwa osobistego.
Nazwisko może składać się najwyżej z dwóch członów.
Zmiana nazwiska obojga rodziców rozciąga się na małoletnie dzieci. Jeżeli zmiana dotyczy tylko jednego z rodziców, rozciągnięcie jej na małoletnie dziecko wymaga zgody drugiego z rodziców. Zgoda drugiego z rodziców nie jest wymagana jeżeli:
- nie ma on pełnej zdolności do czynności prawnych,
- nie żyje lub nie jest znany, albo 
- pozbawiony jest władzy rodzicielskiej (przez sąd w Polsce). 
Gdy dziecko ukończyło 13 lat potrzebna jest również jego zgoda. Gdy zmiana nazwiska dotyczy tylko małoletniego dziecka, z wnioskiem o zmianę nazwiska występuje przedstawiciel ustawowy. W razie braku porozumienia między rodzicami w kwestii zmiany imienia lub nazwiska dziecka, każdy z nich może zwrócić się o rozstrzygnięcie do sądu opiekuńczego w Polsce. Prawomocne postanowienie sądu opiekuńczego, wydane w postępowaniu nieprocesowym zastępuje zgodę tego z rodziców, z którym porozumienie się w przedmiocie zmiany nazwiska napotyka na trudne do przezwyciężenia przeszkody. 

Organ wydający decyzję
W sprawie zmiany imienia lub nazwiska rozstrzyga kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce ostatniego pobytu wnioskodawcy na terytorium RP, a w przypadku braku takiego miejsca - kierownik urzędu stanu cywilnego dla Miasta Stołecznego Warszawy. 
Podanie w przedmiotowej sprawie obywatel polski zamieszkały za granicą wnosi za pośrednictwem Konsula RP. 
Wymagane dokumenty 
1. Podanie, które powinno zawierać następujące dane: 
- imię i nazwisko wnioskodawcy oraz nazwisko rodowe
- aktualne miejsce zamieszkania, 
- ostatnie miejsce zamieszkania w Polsce /miejsce zameldowania/,
- numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności zwany dalej nr PESEL 
- nazwisko i imię o które ubiega się wnioskodawca, 
- imiona członków rodziny, na których zmiana ma się rozciągnąć, 
- uzasadnienie zmiany imienia lub nazwiska, 
- własnoręczny podpis oraz datę i miejsce przygotowania podania.
2. Ankieta ubiegającego się o zmianę nazwiska lub imienia.
3. Pozostałe dokumenty:
- odpis zupełny aktu urodzenia
- odpis zupełny aktu małżeństwa
- odpisy zupełne aktów urodzenia małoletnich dzieci, jeśli zmiana rozciąga się na dzieci.
- inne dokumenty uzasadniające zmianę imienia lub nazwiska.
- uwierzytelniona kopia ważnego paszportu polskiego lub decyzji wojewody potwierdzającej posiadanie obywatelstwa polskiego; 
- przy zmianie nazwiska jednego z rodziców oświadczenie o wyrażeniu zgody na rozciągnięcie zmiany nazwiska na małoletnie dziecko, sporządzone przez drugiego z rodziców; - zgoda dziecka na zmianę nazwiska jeżeli ukończyło 13 lat; 
- jeżeli małżeństwo wnioskodawcy zostało rozwiązane przez rozwód odpis wyroku sądowego (z Polski) orzekającego rozwód lub odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie; 
- jeżeli paszport wnioskodawcy nie zawiera numeru PESEL, należy przedstawić powiadomienie o nadaniu numeru PESEL albo zaświadczenie o nadaniu tego numeru na podstawie ustawy z dnia 10.04.1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r. Nr 139 poz. 993 z późn. zm. )
- jeżeli miała miejsce administracyjna zmiana nazwiska w Kanadzie: dokument „change of name” (forma 25 A) wydany przez Office of the Registrar General of Ontario, dokument zmiany nazwiska wydany przez Manitoba Consumer and Corporate Affairs, stosowny dokument wystawiony przez Vital Statistics, Saskatchewan, lub inny dokument stwierdzający zmianę nazwiska wnioskodawcy poza granicami RP.
Wszystkie dokumenty wydane za granicą wymagają urzędowego przekładu na język polski. 
Opłaty konsularne za dokonanie czynności konsularnych pobierane są zgodnie z tabelą opłat konsularnych ustalanej na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 14 sierpnia 2003 r. 

Informacja z zakresu transportu zwłok i prochów ludzkich do Polski:

W celu uzyskania zaświadczenia na przewóz zwłok do Polski konieczne jest przedstawienie następujących dokumentów:
Konsulat wydaje zaświadczenie na przewiezienie zwłok do Polski na podstawie następujących dokumentów:
- decyzji starosty lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce pochówku, zezwalającej na sprowadzenie zwłok do Polski i pochowanie na wskazanym cmentarzu; zazwyczaj rodzina zmarłego uzyskuje taki dokument bezpośrednio w Polsce, który wystarczy przesłać do Konsulatu faksem,
- oryginał aktu zgonu - Statement of Death, Form 15,
- oryginał medycznego poświadczenia zgonu - Medical Certificate of Death, Form 16 ,
- zaświadczenie o braku styczności zmarłego z chorobami zakaźnymi, wystawione przez Associate Public Health Officer - Certificate that the Deceased was not afflicted with any communicable disease,
- oryginał zgody na transport zwłok poza Ontario wystawione przez Ministry of the Solicitor General, Office of the Chief Coroner - Certificate for Shipment Body Outside of Ontario,
- zgodę na pochówek- Burial Permit,
- zaświadczenie o przygotowaniu zwłok do transportu wystawione przez Public Health Officer - Certificate of embalming and packaging,
- polski paszport osoby zmarłej (jeżeli posiadała).
Wraz z dokumentami do Konsulatu należy przesłać wniosek zwierający: 
- nazwisko i imię lub imiona osoby zmarłej, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, adres pod jakim zamieszkiwała przed śmiercią,
- datę i miejsce zgonu
- miejsce z którego prochy zostaną przewiezione
- miejsce pochówku
- środek transportu w którym zostaną przewiezione prochy
- nazwisko, imię lub imiona, adres zamieszkania wnioskodawcy oraz nr dokumentu tożsamości osoby przewożącej urnę.
Informacje te mogą być przesłane faxem (416 252 05 09) lub pocztą do naszego urzędu.
Ważne !
Konsulat wymaga decyzji wydanej przez starostę (bądź prezydenta miasta). Zaświadczenie wydane przez księdza bądź parafię nie będzie akceptowane.
Konsulat wydaje zaświadczenie na przewiezienie prochów z Kanady do Polski na podstawie następujących dokumentów:
- decyzji starosty albo prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce pochówku, zezwalającej na sprowadzenie prochów do Polski i pochowanie na wskazanym cmentarzu; rodzina zmarłego uzyskuje taki dokument bezpośrednio w Polsce, który wystarczy przesłać do Konsulatu faksem,
- oryginał aktu zgonu - Statement of Death, Form 15,
- oryginał medycznego poświadczenia zgonu - Medical Certificate of Death, Form 16,
- zaświadczenie o kremacji (wystawione przez dom pogrzebowy ) - Certificate of cremation,
- zaświadczenie stwierdzające że prochy umieszczone w urnie należą do zmarłego –Certificate of Contents,
- polski paszport osoby zmarłej (jeżeli posiadała).
Wraz z dokumentami do Konsulatu należy przesłać wniosek zwierający: 
- nazwisko i imię lub imiona osoby zmarłej, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, adres pod jakim zamieszkiwała przed śmiercią,
- datę i miejsce zgonu
- miejsce z którego prochy zostaną przewiezione
- miejsce pochówku
- środek transportu w którym zostaną przewiezione prochy
- nazwisko, imię lub imiona, adres zamieszkania wnioskodawcy oraz nr dokumentu tożsamości osoby przewożącej urnę.
Informacje te mogą być przesłane faxem (416 252 05 09) lub pocztą do naszego urzędu.
Ważne ! 
Konsulat wymaga decyzji wydanej przez starostę (bądź prezydenta miasta). Zaświadczenie wydane przez księdza bądź parafię nie będzie akceptowane.
Po otrzymaniu ww. dokumentów Konsulat wystawia zaświadczenie na przewóz prochów do Polski. Opłata konsularna wynosi 126 CAD ( 81 CAD za wydanie zezwolenia + 45 CAD za legalizację aktu zgonu)
Informacja na temat zapytań do Krajowego Rejestru Karnego
Za pośrednictwem Konsulatu można złożyć zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego w celu uzyskania tzw. zaświadczenia o niekaralności.
Zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego można złożyć osobiście, w tym celu należy wypełnić formularz „Zapytanie o udzielenie informacji o osobie”, (formularz dostępny jest w tut. urzędzie oraz na stronie internetowej: www.torontokg.polemb.net) przedstawić ważny paszport lub inny dokument ze zdjęciem, opłacić 107 CAD oraz zostawić aktualny nr telefonu który pozwoli na przekazanie informacji, że odpowiedź z Krajowego Rejestru Karnego dotarła do tut. urzędu.
Istnieje możliwość wysłania zapytania oraz otrzymania odpowiedzi droga pocztową, w tym celu należy do wypełnionego formularza załączyć kopię paszportu (strona z danymi osobowymi i zdjęciem), 107 CAD opłaty konsularnej oraz kopertę zwrotną lub10 CAD opłaty za przesyłkę i przesłać na adres tut. urzędu: 2603 Lakeshore Blv.W. Toronto On, M8V 1G5
Czas oczekiwania na zaświadczenie wynosi około 6-8 tygodni.